Dokumentenmanagement

Jede Organisation hat mit Dokumenten zu tun. Nicht nur mit Dokumenten, die innerhalb Ihres Unternehmens erstellt werden, sondern auch mit solchen, die über verschiedene Kanäle wie E-Mail und Post eingehen. Dann werden sie von Ihren Mitarbeitern kopiert, bearbeitet, gesucht, archiviert und verteilt. Wir sorgen dafür, dass Sie den Überblick und die Struktur behalten, so dass jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen leicht die neueste Version jedes Dokuments finden kann.

Dokumentenmanager

Der Dokumentenmanager ist Teil des Informationsmanagements und für alle allgemeinen Aktivitäten der Dokumentationsabteilung in Ihrer Organisation zuständig. Er arbeitet mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um den Dokumentenfluss zu verwalten und die Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Ein Dokumentenmanager leitet Dokumentationsprojekte, entwickelt standardisierte Verfahren, Vorlagen und Methoden, bearbeitet Projekte und erteilt endgültige Genehmigungen. Er legt auch Schlüsselkriterien fest und verwaltet Arbeitsabläufe, verfolgt die Projektmeilensteine und sorgt dafür, dass die Ziele innerhalb des Budgets und der Fristen bleiben.

Mit dem Dokumentenmanagement helfen wir Ihrer Organisation, den Dokumentenfluss in geordneten Bahnen zu halten. Dies beginnt mit der Ermittlung Ihrer genauen Bedürfnisse. Darauf aufbauend können wir:

Das System von der Scouting-Phase bis zum As-Built einrichten.
Arbeitsabläufe erstellen.
Arbeitsmethoden und Dokumentenanweisungen erstellen.

Anschließend richten wir Ihr elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) genau nach Ihren Anforderungen ein. Dieses EDMS unterstützt Sie bei der Strukturierung Ihres Dokumentenflusses. Ihre Dokumente werden übersichtlich verwaltet und Sie haben immer die aktuellste Version zur Verfügung.

Dokumentenkontrolle

Die Dokumentenkontrolle sorgt für einen organisierten, kontrollierten Umgang mit Informationen innerhalb Ihrer Organisation. Der Dokumentenkontrolleur ist die Vertrauensperson in Ihrer Organisation, er berät die Endbenutzer und unterstützt die Projektteams. Er ist für die Mitarbeiter, die ihn brauchen, immer erreichbar. Außerdem ist er immer auf dem neuesten Stand und hält alle Vorschriften und Normen ein.

Die Hauptaufgaben des Dokumentenkontrolleurs sind:

Versionsverwaltung
Zugriffskontrolle
Archivierung
Sicherheit
Rückverfolgbarkeit
Lesbarkeit

Auf diese Weise gewährleisten wir die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit aller Daten und Informationen zu jeder Zeit. Die Dokumentenkontrolle ist daher von entscheidender Bedeutung für die Steigerung der Produktivität, das Qualitätsmanagement und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen.

Projektverwaltung

Wir richten eine professionelle Projektverwaltung ein, in der alle Dokumente systematisch verwaltet, organisiert, kontrolliert und archiviert werden. Klare Arbeitsabläufe sind dabei entscheidend. Das sorgt für Struktur, Konsistenz und Kontrolle. Workflows tragen auf folgende Weise zu einer effizienten Projektverwaltung bei:

Strukturierte Organisation

Mit einem strukturierten Ansatz verwalten wir die gesamte Dokumentation innerhalb Ihrer Organisation. Indem wir eine Reihe festgelegter Schritte befolgen, wissen alle Mitarbeiter genau, wie sie sie erstellen, organisieren und aufbewahren müssen. Auf diese Weise werden sie auf einheitliche Weise gehandhabt und sind immer leicht auffindbar.

Indizierung

Anhand einiger sorgfältig ausgewählter Metadaten (Schlüsselwörter) wird die Dokumentation validiert, gespeichert und verwaltet. Auf dieser Grundlage verknüpfen Sie die richtigen Daten mit einem Objekt und können so die Dokumentation suchen, filtern und gruppieren.

Versionsverwaltung

Dank der Workflows behalten wir den Überblick über jede Änderung. Dank der Versionskontrolle hat jeder immer Zugriff auf die aktuellste Version. Frühere Versionen werden als Referenz aufbewahrt. So wird vermieden, dass Mitarbeiter auf der Grundlage veralteter Informationen arbeiten.

Genehmigungsprozesse

In Workflows legen wir auch die Schritte zur Überarbeitung und Freigabe von Dokumenten fest. Auf diese Weise werden sie systematisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft, bevor sie finalisiert werden. Dieser strukturierte Genehmigungsprozess stellt sicher, dass alle Beteiligten in den Prozess eingebunden sind. So wird die Qualität erheblich gesteigert.

Mit klaren Workflows machen wir die Projektverwaltung nicht nur überschaubar, sondern auch effizient und vor allem zuverlässig. So bringen wir Ordnung in die Komplexität des Dokumentenmanagements, damit wichtige Informationen jederzeit verfügbar sind.

Abhängig von Ihrer Organisation und Ihren Anforderungen können wir die Projektverwaltung auch übernehmen, indem wir alle Dokumente in Ihr EDMS laden und mit den notwendigen Metadaten versehen. Auf diese Weise entsprechen alle Dokumente der Indizierung Ihres EDMS, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.