FAQ

Verimlilik kaybı genellikle çalışanlar paylaşılan bilgi eksikliği nedeniyle görevleri tekrarlamak zorunda kaldıklarında ortaya çıkar. Ya da erişilebilir bilgi eksikliği nedeniyle kararlar gereğinden uzun sürer. Bu nedenle, etkili bilgi yönetimi ile kuruluşunuzdaki verimliliği büyük ölçüde artırabilirsiniz.

Önemli bilgilere hızlı bir şekilde erişilebilir ve tüm paydaşlar arasında tutarlı hale gelir. Bu da değerli bilginin kaybolmasını önler ve iş tekrarını en aza indirir. İyi organize edilmiş bilgi yönetimi sistemleri ayrıca daha iyi karar alma ve kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlayarak verimliliği artırır.

İdeal olarak bilgi yönetimi, öncelikle kuruluş içindeki önemli bilgi birikiminin belirlenmesiyle oluşturulur. Ardından bu bilgilerin kolayca erişilebileceği bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EDMS) kurarsınız. Burada bilginin kaydedilmesi ve paylaşılması için net iş akışları ve standartların oluşturulması esastır. Bilgi paylaşımının, destekleyici bir kültür ve pratik araçların sağlanması da dahil olmak üzere yönetim tarafından aktif olarak teşvik edilmesi de büyük önem taşımaktadır.

Güvenlik ve uyumluluğu erişim kontrolü, şifreleme ve sürüm kontrolünün bir kombinasyonu ile sağlarsınız. Erişim kontrolü, yalnızca yetkili çalışanların (hassas) bilgilere erişebilmesini sağlar. Şifreleme, verileri yetkisiz erişime karşı korur. Versiyon kontrolü, yalnızca en güncel (ve onaylanmış!) bilgilerin kullanılmasını sağlamaya yardımcı olur.

Eşzamanlı mühendislik kullanarak, örneğin çizimlerin veya belgelerin farklı arayüzlerde aynı anda düzenlenmesini önlersiniz. Başka biri tarafından düzenlendiğinde ve belge EDMS’de kontrol edildiğinde kullanıcılar bilgilendirilir.

Talep yönetimini kullanarak, tüm belgeleri ve yazışmaları, tüm bilgiler bağlantılı olacak şekilde yönetiyoruz. Bu sayede tasarım ve anlaşmaların geçmişi hakkında hızlı ve etkili bir şekilde bilgi edinebilirsiniz. Bunun için EDMS’ e ek olarak, Grup Kayıt Yönetiminin uygulanması da dahil olmak üzere optimize edilmiş iş süreçlerine de ihtiyacınız vardır.

Düzenli denetimler, tüm süreçlerin ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olup olmadığını kontrol eder. Ayrıca, çalışanlar için açık ve net ilkelerin belirlenmesi ve gerekli eğitimlerin verilmesi büyük önem taşır. Bu önlemlerin entegre edilmesi veri güvenliğini sağlar ve yasal ve operasyonel riskleri en aza indirir.

Bilgi yönetimi, kuruluşunuzdaki bilgiyi sistematik olarak yakalayarak, paylaşarak ve kullanarak inovasyonu teşvik etmenize yardımcı olur. Ekipler arasında işbirliğini teşvik eder, yaratıcı çözümler bulmak için farklı bakış açılarını ve uzmanlıkları bir araya getirir.

Çalışanlar bilgi aramak ve görevleri yerine getirmek için daha az zaman harcadıklarından verimlilik de artar. Ayrıca kuruluşunuzdaki kararların hızını ve etkinliğini de artırır. Fakat burada kullanıcı benimsemesinin yüksek olması çok önemli bir husustur.

Piyasada birçok sistem vardır ve bu nedenle tüm şirketler tarafından kullanılabilecek en iyi belge yönetim sistemi diye bir şey yoktur. En iyi sistem büyük ölçüde şirketinizin çalışma şekline bağlıdır. Kişisel bir toplantıdan ve ilgili envanterden sonra, ihtiyaçlarınızı birlikte inceleyeceğiz ve en uygun EDMS’ i uygulamak için bir seçim süreci başlatacağız.

SharePoint, Microsoft’un piyasadaki en iyi işbirliği araçlarından biri olarak kesinlikle tavsiye ettiğimiz güçlü bir İçerik Yönetim Sistemidir. Ancak, SharePoint’teki tüm güncellemeler ve bug’lar (hatalar) üzerinde günlük olarak çalışan profesyonel bir ekibe sahip olmanız gerekir. Sonuçta Microsoft, ürünü geliştirmek için her gün yeni güncellemeler sunuyor.

Buna ek olarak, SharePoint’in EDMS olarak kullanılabilmesi için çeşitli başka araçlara da (API’leri ve bireysel bilgisayar programlarını düşünün) ihtiyacı vardır. SharePoint uzmanınız yoksa ve bütçeniz kısıtlıysa, SharePoint’i EDMS olarak kullanmamanızı şiddetle tavsiye ederiz. Ancak, SharePoint ile EDMS’niz arasında etkili bir arayüz oluşturabilirsiniz.

Bilgi yönetimiyle ilgili en büyük tehlike, özellikle personel değişimi veya yetersiz dokümantasyon durumunda bilgi kaybı riskidir. Böylece, değerli uzmanlık kaybedilebilir ve bu da verimliliğin azalmasına ve süreçlerin yetersiz kalmasına neden olur. Diğer tehlikeler arasında bilgiye yetersiz erişim ve güvenlik riskleri yer alır.

Bu durum uyumluluk sorunlarına ve kuruluşunuz içinde güven ihlaline yol açabilir. Bu da artan maliyetlerle birlikte verimsiz bir organizasyon yaratabilir. Bilgi yönetimi, doğru yönetilmediği takdirde aşırı bilgi yüklenmesine de yol açabilir ve bu da etkinliği azaltır. Bu nedenle bunu yönetecek bir bilgi yöneticisinin atanması önemlidir.

Eqibim Group olarak Türkiye de dahil olmak üzere tüm Avrupa’da faaliyet gösteriyoruz. Ancak desteğimiz sadece bu ülkelerle sınırlı değil. Bilgi yönetimi ve yazılım geliştirmeleri, yenilikler ve optimizasyonlar konusunda gelişime yardımcı olmak için sahada veya uzaktan küresel destek sunuyoruz. Ancak, saha mühendisliği kontrollerimiz ve tesisatınızın 3D taramaları şu anda yalnızca Benelüks’te mevcuttur.

Öncelikle arşivinizde bulunan bilgi türlerinin bir dökümünü çıkarıyoruz. Ayrıca, hangi formatların mevcut olduğunu, hangi önlemlerin gerekli olduğunu, hangi meta verilerin gerekli olduğunu ve istendiğini, bu meta verilerin nasıl teslim edilmesi gerektiğini ve kurum içinde otomatik araçların mevcut olup olmadığını inceliyoruz.

Daha sonra, bilginin önceliğini belirtmek gerekir. Bilgi miktarına ve gereken faaliyetlere bağlı olarak, gereken bütçeyi ve en uygun geri dönüş süresini değerlendirebiliriz.

Uzmanlarımız ekibinizle birlikte mevcut prosedürler ve talimatlar da dahil olmak üzere mevcut durumu inceler. Daha sonra ISO 55000 (ve ISO 55001 & ISO 55002) standartlarını kullanarak gerekli unsurların halihazırda uygulanıp uygulanmadığını değerlendiriyoruz. Ardından, optimizasyon adımını başarılı bir şekilde uygulamak için bunların kendi yönergelerinize uygun olup olmadığını doğrularız.

Buradaki soru, mevcut Varlık Yönetim Sisteminin optimizasyonu uygulama imkanı sunup sunmadığıdır. Başka bir araç kullanılması gerekebilir. Bu, yaptığımız inceleme sırasında netlik kazanacak ve bu işi doğru yapmak için yaklaşım planımıza dahil edilecektir.