Her kuruluş belgelerle uğraşmak zorundadır. Sadece şirketiniz içinde oluşturulan belgelerle değil, aynı zamanda e-posta ve posta gibi çeşitli kanallardan gelen belgelerle de. Ardından çalışanlarınız bunları kopyalar, düzenler, arar, arşivler ve dağıtır. Kuruluşunuzdaki her çalışanın her belgenin en son sürümünü kolayca bulabilmesi için bir genel bakış ve yapı oluşturmanızı sağlıyoruz.
Belge Yöneticisi, Bilgi Yönetiminin bir parçasıdır ve kuruluşunuzdaki dokümantasyon departmanının tüm genel faaliyetlerinden sorumludur. Belge akışını yönetmek ve erişilebilirliği sağlamak için çeşitli departmanlarla birlikte çalışır.
Belge Yöneticisi, bilgi yönetiminin bir parçasıdır ve kuruluşunuzdaki dokümantasyon departmanının tüm genel faaliyetlerinden sorumludur. Belge akışını yönetmek ve erişilebilirliği sağlamak için çeşitli departmanlarla birlikte çalışır.
Bir Belge Yöneticisi dokümantasyon projelerine liderlik eder, standart prosedürler, şablonlar ve yöntemler geliştirir, projeleri düzenler ve onayların nihai olarak verilmesini sağlar. Ayrıca temel kriterleri belirler ve iş akışlarını yönetir, projenin aşamalarını takip eder ve hedeflerin bütçe ve son teslim tarihi içinde kalmasını sağlar.
Belge yönetimi ile kuruluşunuzun belge akışını düzenli tutmasına yardımcı oluyoruz. Bu, ihtiyaçlarınızı tam olarak belirlemekle başlar. Buna dayanarak şunları yapabiliriz
Daha sonra elektronik belge yönetim sisteminizi (EDMS) tam olarak gereksinimlerinize göre kuruyoruz. Bu EDMS, belge akışınızı yapılandırmanızda size destek olur. Belgeleriniz net bir şekilde yönetilir ve her zaman en güncel versiyona sahip olursunuz.
Doküman kontrolü, kuruluşunuzdaki bilgilerin düzenli ve kontrollü bir şekilde ele alınmasını sağlar. Doküman kontrolörü kuruluşunuzda güven duyulan kişidir, kullanıcılara danışmanlık yapar ve proje ekiplerini destekler. Kendisine ihtiyaç duyan çalışanlar için her zaman erişilebilirdir. Ayrıca, her zaman günceldir ve tüm yönetmelik ve standartlarla uyumludur.
Doküman kontrolörünün ana sorumlulukları şunlardır:
Bu şekilde tüm veri ve bilgilerin bütünlüğünü, gizliliğini ve her zaman kullanılabilirliğini sağlarız. Bu nedenle doküman kontrolü, kuruluşunuzda verimliliği, kalite yönetimini ve mevzuata uygunluğu sağlamada çok önemlidir.
Tüm belgelerin sistematik olarak yönetildiği, düzenlendiği, kontrol edildiği ve arşivlendiği profesyonel bir proje idaresi kuruyoruz. Burada net iş akışları çok önemlidir. Bu, yapı, tutarlılık ve kontrol sağlar. İş akışları verimli proje yönetimine aşağıdaki şekillerde katkıda bulunur:
Yapılandırılmış bir yaklaşım kullanarak kuruluşunuzdaki tüm belgeleri yönetiyoruz. Belirlenmiş bir dizi adımı takip ederek, tüm çalışanlar bunları nasıl oluşturacaklarını, düzenleyeceklerini ve saklayacaklarını tam olarak bilirler. Bu şekilde, her zaman kolayca bulunabilmeleri için standart bir şekilde ele alınırlar.
Dikkatle seçilmiş birkaç meta veri (anahtar kelime) kullanılarak belgeler doğrulanır, saklanır ve yönetilir. Bu temelde, doğru verileri bir nesneye bağlarsınız ve bu da belgeleri aramanıza, filtrelemenize ve gruplandırmanıza yardımcı olur.
İş akışları sayesinde her değişikliği takip ederiz. Versiyon kontrolü sayesinde herkes her zaman en güncel versiyona erişebilir. Daha önceki sürümler referans olarak saklanır. Bu, çalışanların eski bilgilere dayanarak çalışmasını önler.
İş akışlarında, belgeleri revize etme ve onaylama adımlarını da tanımlıyoruz. Bu şekilde, nihai hale getirilmeden önce doğruluk ve bütünlük açısından sistematik olarak kontrol edilirler. Bu yapılandırılmış onay süreci, tüm paydaşların sürece dahil olmasını sağlar. Bu da kaliteyi büyük ölçüde artırır.
Net iş akışları ile proje idaresini sadece yönetilebilir değil, aynı zamanda verimli ve her şeyden önce güvenilir hale getiriyoruz. Bu şekilde, belge yönetiminin karmaşıklığına bir düzen getirerek önemli bilgilerin her zaman ulaşılabilir olmasını sağlıyoruz.
Organizasyonunuza ve gereksinimlerinize bağlı olarak, gerekli meta verilerin eklenmesiyle tüm belgeleri EDMS’nize yükleyerek proje yönetimini de üstlenebiliriz. Bu şekilde, tüm belgeler sizin endişelenmenize gerek kalmadan EDMS indekslemenize uygun hale gelir.
Eqibim, kuruluşunuzdaki belge yönetiminin kararlaştırılan prosedürlere göre yapılandırılmış ve eksiksiz bir şekilde işlemesini sağlar. Bu konuya nasıl yaklaştığımız hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? O zaman doğrudan bizimle iletişime geçin.
Başarının anahtarı şirketinizdeki bilgiyi izlenebilir hale getirmektir.