FAQ

Produktivitätsverluste treten häufig auf, wenn Mitarbeiter Aufgaben wiederholen müssen, weil sie kein gemeinsames Wissen haben. Oder Entscheidungen dauern länger als nötig, weil die Informationen nicht zugänglich sind. Mit einem effektiven Wissensmanagement können Sie daher die Produktivität in Ihrem Unternehmen drastisch steigern.

Entscheidende Informationen sind dann schnell zugänglich und werden mit allen Beteiligten konsistent. Dies verhindert den Verlust von wertvollem Wissen und minimiert Doppelarbeit. Gut organisierte Wissensmanagementsysteme sorgen auch für eine bessere Entscheidungsfindung und eine effizientere Ressourcennutzung, was die Produktivität erhöht.

Sie sorgen für Sicherheit und Compliance durch eine Kombination aus Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und Versionskontrolle. Die Zugriffskontrolle stellt sicher, dass nur befugte Mitarbeiter Zugang zu (sensiblen) Informationen haben. Die Verschlüsselung schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff. Die Versionskontrolle sorgt dafür, dass nur die aktuellsten (und genehmigten!) Informationen verwendet werden.

Mit Concurrent Engineering verhindern Sie, dass z. B. Zeichnungen oder Dokumente gleichzeitig an verschiedenen Schnittstellen bearbeitet werden. Die Benutzer werden informiert, wenn das Dokument von einer anderen Person bearbeitet wird und wenn es im EDMS ausgecheckt wurde.

Mit dem Claim Management verwalten wir die gesamte Dokumentation und Korrespondenz so, dass alle Informationen miteinander verknüpft sind. So haben Sie einen schnellen und effektiven Einblick in die Historie des Entwurfs und der Verträge. Neben einem EDMS benötigen Sie dafür auch optimierte Arbeitsprozesse, unter anderem durch die Implementierung eines Group Records Management.

Durch regelmäßige Audits wird überprüft, ob alle Prozesse mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Darüber hinaus sind klare Richtlinien und Schulungen für die Mitarbeiter entscheidend. Die Integration dieser Maßnahmen gewährleistet die Datensicherheit und minimiert rechtliche und betriebliche Risiken.

Wissensmanagement hilft Ihnen, Innovationen voranzutreiben, indem Sie Wissen innerhalb Ihres Unternehmens systematisch erfassen, weitergeben und nutzen. Es fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und bringt unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse zusammen, um kreative Lösungen zu finden.

Auch die Produktivität steigt, da die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und der Erledigung von Aufgaben verbringen. Auch die Geschwindigkeit und Effektivität von Entscheidungen innerhalb Ihres Unternehmens wird erhöht. Entscheidend ist hier jedoch, dass die Benutzerakzeptanz hoch ist.

SharePoint ist ein leistungsstarkes Content Management System von Microsoft, das wir als eines der besten Kollaborationstools auf dem Markt empfehlen. Sie benötigen jedoch ein professionelles Team, das sich täglich mit allen Updates und Fehlern in SharePoint befasst. Schließlich führt Microsoft täglich neue Updates ein, um das Produkt zu verbessern.

Außerdem benötigt SharePoint verschiedene andere Tools (z. B. APIs und einzelne Computerprogramme), um es als EDMS zu nutzen. Wenn Sie keine SharePoint-Spezialisten haben und Ihr Budget begrenzt ist, raten wir dringend davon ab, SharePoint als EDMS einzusetzen. Sie können jedoch eine effektive Schnittstelle zwischen SharePoint und Ihrem EDMS einrichten.

Die größte Gefahr beim Wissensmanagement ist das Risiko des Wissensverlusts, insbesondere bei Personalwechsel oder unzureichender Dokumentation. So kann wertvolles Fachwissen verloren gehen, was zu geringerer Produktivität und ineffizienten Prozessen führt. Weitere Gefahren sind ein schlechter Zugang zu Informationen und Sicherheitsrisiken.

Dies kann zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und zu einem Vertrauensbruch innerhalb Ihrer Organisation führen. Dies wiederum kann zu einer ineffizienten Organisation mit steigenden Kosten führen. Ohne ein angemessenes Management kann das Wissensmanagement auch zu einer Informationsüberlastung führen, die die Effektivität verringert. Daher ist es wichtig, einen Wissensmanager zu ernennen, der diese Aufgabe übernimmt.

Gemeinsam mit Ihrem Team nehmen unsere Experten die aktuelle Situation einschließlich der vorhandenen Verfahren und Anweisungen auf. Dann beurteilen wir anhand der Normen ISO 55000 (und ISO 55001 & ISO 55002), ob die notwendigen Elemente bereits implementiert sind. Anschließend überprüfen wir, ob diese mit Ihren eigenen Richtlinien übereinstimmen, um den Optimierungsschritt erfolgreich umzusetzen.

Hier stellt sich die Frage, ob das aktuelle Asset Management System die Möglichkeit bietet, die Optimierung umzusetzen. Eventuell muss ein anderes Tool eingesetzt werden. Dies wird bei unserer Bestandsaufnahme deutlich und wird in unserem Vorgehensplan berücksichtigt, um dies zu erreichen.