Elke organisatie heeft te maken met documenten. Niet alleen met documenten die binnen jouw bedrijf gecreëerd zijn, maar ook met die via uiteenlopende kanalen binnenkomen, zoals e-mail en post. Vervolgens kopiëren, bewerken, zoeken, archiveren en verspreiden jouw werknemers deze. Wij zorgen ervoor dat je het overzicht en de structuur behoudt, zodat iedere werknemer binnen jouw organisatie eenvoudig de laatste versie van elk document kan vinden.
De Document Manager is onderdeel van Informatie Management en is verantwoordelijk voor alle algemene activiteiten van de documentatieafdeling binnen jouw organisatie. Hij werkt samen met diverse afdelingen om de documentenstroom te beheren en de toegankelijkheid te garanderen.
Een Document Manager leidt documentatieprojecten, ontwikkelt gestandaardiseerde procedures, templates en -methoden, bewerkt projecten en autoriseert definitieve goedkeuringen. Ook stelt hij belangrijke criteria’s op en beheert workflows, houdt mijlpalen van projecten bij en zorgt ervoor dat doelen binnen budget en deadline blijven.
Met document management helpen wij jouw organisatie om de documentenstroom overzichtelijk te houden. Dit begint met het in kaart brengen van jouw exacte behoeften. Aan de hand hiervan kunnen wij:
Vervolgens richten wij jouw electronic document management systeem (EDMS) nauwkeurig in naar jouw wensen. Dit EDMS ondersteunt je bij het structureren van jouw documentenstroom. Je documenten worden overzichtelijk beheerd en je hebt altijd de meest actuele versie voorhanden.
Document control zorgt voor een georganiseerde, gecontroleerde behandeling van informatie binnen jouw organisatie. De document controller is de vertrouwenspersoon binnen jouw organisatie, die eindgebruikers adviseert en projectteams ondersteunt. Hij is altijd toegankelijk voor werknemers die hem nodig hebben. Bovendien is hij altijd up-to-date en voldoet hij aan alle regelgeving en standaarden.
De belangrijkste verantwoordelijkheden van de document controller zijn:
Zo waarborgen wij te allen tijde de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van alle data en informatie. Document Control is daarom cruciaal bij het verhogen van de productiviteit, kwaliteitsbeheer en het naleven van de regelgeving binnen jouw organisatie.
Wij zetten een professionele projectadministratie op, waarin alle documenten systematisch worden beheerd, georganiseerd, gecontroleerd en gearchiveerd. Heldere workflows zijn hierbij cruciaal. Zo kunnen structuur, consistentie en controle gegarandeerd worden. Workflows dragen op de volgende manieren bij aan een efficiënte projectadministratie:
Met een gestructureerde aanpak beheren we alle documentatie binnen jouw organisatie. Door een aantal vastgestelde stappen te volgen weten alle werknemers precies hoe ze moeten worden aangemaakt, georganiseerd en opgeslagen. Zo worden ze op een uniforme manier behandeld zodat ze altijd eenvoudig vindbaar zijn.
Met behulp van enkele zorgvuldig uitgekozen metadata (keywords) wordt documentatie, gevalideerd, opgeslagen en beheerd. Op basis hiervan koppel je de juiste data aan een object en dit helpt je bij het zoeken, filteren en groeperen van documentatie.
Dankzij workflows houden we elke wijziging nauwkeurig bij. Dankzij versiecontrole heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele versie. Eerdere versies blijven overigens wel behouden als referentie. Op deze manier wordt vermeden dat werknemers werken op basis van verouderde informatie.
In workflows definiëren we ook de stappen om documenten te reviseren en goed te keuren. Zo worden ze stelselmatig gecontroleerd op nauwkeurigheid en volledigheid voordat ze definitief zijn. Dit gestructureerde goedkeuringsproces zorgt ervoor dat alle belanghebbenden worden betrokken bij het proces. Zo wordt de kwaliteit drastisch verhoogd.
Met duidelijke workflows maken we een projectadministratie niet alleen beheersbaar, maar ook efficiënt en vooral betrouwbaar. Zo implementeren we orde in de complexiteit van documentbeheer zodat belangrijke informatie altijd voorhanden is.
Afhankelijk van jouw organisatie en wensen, kunnen wij rondom projectadministratie eventueel ook alleen zorgdragen voor het laden van alle documenten in je EDMS met de toevoeging van de noodzakelijke metadata. Op deze manier voldoen alle documenten aan jouw EDMS-indexering zonder dat je daar omkijken naar hebt.
Eqibim zorgt ervoor dat document management binnen jouw organisatie gestructureerd en gedegen functioneert volgens de afgesproken procedures. Wil je meer weten over hoe wij dit aanpakken? Neem dan direct contact met ons op.
De sleutel tot succes is het traceerbaar maken van de kennis binnen uw bedrijf.