Met informatie management optimaliseer je de operationele efficiëntie en strategische besluitvorming van jouw organisatie. Simpelweg door systematisch en gestructureerd informatie te verzamelen, opslaan, beheren en gebruiken.
Ons informatiebeheer gaat echter verder dan databeheer en documentbeheer alleen. Wij richten ons ook op aspecten zoals data governance en architectuur. Op deze manier zorgen we voor een effectieve informatie management aanpak. Nauwkeurigheid, transparantie, risicobeheer, besluitvorming en innovatie staan hierbij voorop.
Wij zorgen ervoor dat gegevens effectief worden beheerd met informatie management. Op deze manier worden alle nieuwe inzichten geborgd binnen jouw organisatie. Met als resultaat dat informatie daadwerkelijk wordt gebruikt om processen verder te optimaliseren.
Centraal in onze aanpak staat het aanstellen van een informatiemanager. Een essentiële rol om informatiestromen effectief en efficiënt te laten verlopen. Met de ICT-afdeling en de gebruikers stelt de informatiemanager een doelgericht plan van aanpak op. Hierin worden alle behoeften vertaald naar een praktische oplossing.
Deze informatiemanager identificeert en analyseert alle zakelijke behoeften. Vervolgens waarborgt hij de afstemming van (technologische) oplossingen met de bedrijfsstrategie. Bovendien faciliteert hij de verbeteringen in informatieprocessen.
Ook bekijkt hij of technologische innovaties jouw organisatie kansen biedt. Al met al bewaakt hij de kwaliteit, veiligheid en integriteit van alle informatie binnen jouw organisatie.
Met Business Process Management (BPM) verbeter je jouw organisatieprocessen voortdurend. Je stemt alle aspecten binnen jouw organisatie af op de wensen van de gebruikers. BPM stelt jou zo in staat om de effectiviteit, efficiëntie en wendbaarheid van jouw bedrijfsprocessen te verbeteren. Je bent bovendien in staat om aanzienlijke kosten te besparen. Zo verhoog je jouw productiviteit en verlaag je tegelijkertijd je kosten.
Om dit te bereiken moeten handmatige taken worden geautomatiseerd. Bij het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen worden veel gegevens gebruikt en gegenereerd. Deze moeten efficiënt beheerd worden. Dit stelt je in staat om verbeterpunten te identificeren om de algehele efficiëntie te verbeteren. Hierbij is het wel essentieel dat het informatie management degelijk is ingericht.
Door BPM en informatie management te integreren verhoogt jouw organisatie zijn operationele efficiëntie. Zo bereik je jouw strategische doelen eenvoudiger. De twee disciplines versterken elkaar als volgt:
De juiste informatie is altijd beschikbaar om processen soepel te laten verlopen. Beslissingen worden ondersteund met betrouwbare gegevens.
Het is eenvoudig te traceren waar informatie zich bevindt. Ook is het na te gaan hoe het wordt gebruikt. Werknemers zijn bovendien precies op de hoogte van hun taken en bevoegdheden.
Informatie wordt op een compliant manier beheerd, beveiligd en geauditeerd. Dit is essentieel voor de naleving van alle wet- en regelgeving.
Met alle beschikbare informatie is een helikopterview mogelijk. Werknemers kunnen zo goed geïnformeerde beslissingen nemen gebaseerd op volledige, actuele gegevens.
Geavanceerde analysetools en technieken maken het mogelijk om inzichten te verkrijgen die nieuwe kansen onthullen.
Het scannen en opslaan van documenten is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Image management is daarom een van de grootste uitdagingen rondom informatie management.
Digitaliseerde (lees: gescande) documenten beheren en optimaliseren wij daarom op een systematische wijze zodat ze eenvoudig terug te vinden zijn. Dit doen wij onder andere aan de hand van de visuele inhoud. Het omvat verschillende aspecten zoals:
Documenten moeten op een gestructureerde, toegankelijke manier worden opgeslagen. Hierbij wordt onder andere gebruik gemaakt van metadata en tagging.
Alleen geautoriseerde werknemers kunnen vooraf bepaalde documentatie bekijken of bewerken. Zo is de veiligheid van documentatie gegarandeerd.
Verschillende versies worden bijgehouden. Zo ben je er zeker van dat de laatste versie wordt gebruikt. Oude versies kunnen daarbij eventueel worden teruggehaald als referentie.
Documentaties kunnen worden gekoppeld aan andere gegevensbronnen zoals document management systemen en diverse databanken.
Documenten moeten vervolgens worden geoptimaliseerd voor verschillende toepassingen.
Mogelijk hebben bepaalde documenten speciaal aandacht nodig. Bij het scannen van een ondertekend document moet bijvoorbeeld rekening gehouden worden met de grootte van het document. Met Optical Character Recognition (OCR) kan het bestandformaat immers flink variëren.
Denk daarnaast bijvoorbeeld aan een oude blauwdruk tekening die op een speciale wijze gescand dient te worden. Wij houden hier allemaal rekening mee.
Eqibim zorgt ervoor dat informatie management binnen jouw organisatie gestructureerd en gedegen functioneert volgens de afgesproken procedures. Wil je meer weten over hoe wij dit aanpakken? Neem dan direct contact met ons op.
De sleutel tot succes is het traceerbaar maken van de kennis binnen uw bedrijf.